Welche Erstausstattung für ein Büro?

Erstausstattung für ein Büro

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, gibt es so viel zu bedenken, bevor Sie es eröffnen, dass Sie am Ende vielleicht etwas Wichtiges vergessen. Wenn es um die Anschaffung von Ausrüstung und Material für Ihr Büro geht, kann die Liste endlos erscheinen, deshalb haben wir das Wesentliche zusammengestellt, damit Sie in kürzester Zeit mit der Arbeit beginnen können. Wir haben auch eine Liste mit wünschenswerten Dingen zusammengestellt, die die Motivation der Mitarbeiter verbessern können – denn schließlich haben Untersuchungen gezeigt, dass glückliche Mitarbeiter produktiver sind.

Mobiliar und Büroausrüstung

Was Mobiliar und Büroausrüstung betrifft, so gibt es ein paar elementare Gegenstände, in die alle Büros für einen reibungslosen täglichen Betrieb investieren müssen. Dazu gehören:

  • Schreibtisch und bequemer Stuhl. Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter werden einen Schreibtisch benötigen, von dem aus Sie arbeiten können. Stellen Sie sicher, dass sie genügend Platz haben, um bequem arbeiten zu können, sobald Monitor und Tastatur an ihrem Platz sind. Vielleicht möchten sie auch ein paar persönliche Dinge wie ein Foto, eine Lieblingstasse sowie Blöcke und Stifte darauf abstellen können. Was einen Stuhl betrifft, so neigen viele moderne Büros zu einem Stehpult, um ihre Mitarbeiter gesund zu halten. Es sollte jedoch immer noch die Möglichkeit bestehen, einen Stuhl zu nutzen. Suchen Sie nach einem ergonomischen Stuhl, der eine verstellbare Rückenlehne hat und höhenverstellbar ist, damit Ihre Mitarbeiter während der Arbeit bequem sitzen können.
  • Sitzgelegenheiten für Kunden. Von Zeit zu Zeit werden sich Ihre Kunden in Ihren Büros treffen wollen, deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Bereich speziell für sie einrichten. Ganz gleich, ob Sie einen separaten Sitzungsraum für Kundenbesprechungen oder einfach nur einen Empfangsbereich haben, in dem sie sich entspannen können, wenn sie früh ankommen, es ist wichtig, dass das Wohlbefinden sicherzustellen. Achten Sie auf bequeme Sitzgelegenheiten, die sich auch gut zum „Fachsimpeln“ eignen, damit Ihre Besprechungen produktiv sind.
  • Aktenvernichter. Alle Büroumgebungen enthalten vertrauliche Informationen – und wenn Sie diese nicht mehr benötigen, müssen Sie sie sicher und geschützt entsorgen. Kaufen Sie einen Aktenvernichter für das Büro, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente vertraulich bleiben, unabhängig davon, ob sie genutzt werden oder nicht.
  • Wenn Sie Informationen für jeden Mitarbeiter ausdrucken, machen Sie es sich mit einem Fotokopierer leichter. Auf diese Weise benötigen Sie nur einen Originalausdruck und können effizient so viele Kopien wie nötig anfertigen.
  • Telefon/Konferenztelefon. Die Art der Telefonanlage, die Sie im Büro installieren, hängt davon ab, wie viele Ihrer Mitarbeiter das Telefon benutzen müssen. In einer Callcenter-Umgebung wären z.B. ein Telefon und ein Headset für jeden Mitarbeiter erforderlich, während eine kleine Start-up-Firma möglicherweise nur ein Telefon für den Manager benötigt. Mittlere bis große Unternehmen werden von Konferenztelefonsystemen profitieren, um Gruppengespräche mit Kunden einfacher zu gestalten – insbesondere wenn ein Teil des Teams von einem anderen Bürostandort aus arbeitet.
  • Flipcharts. Die Verwendung eines Flipcharts ist genauso hilfreich wie ein Whiteboard – nur ist es wesentlich mobiler, sodass Sie es von Raum zu Raum und von Büro zu Büro transportieren können. Wer sagt, dass Kundenbesprechungen langweilig sein müssen?
  • Interaktives Whiteboard/großformatige Displays. Im heutigen digitalen Zeitalter kann ein interaktives Whiteboard bei Präsentationen vor Kunden oder bei unternehmensweiten Besprechungen sehr nützlich sein. Wenn Sie lieber von Ihrem Laptop aus präsentieren möchten, können Sie ihn an einen großformatigen Bildschirm anschließen, sodass jeder die Inhalte sehen kann und die Personen im hinteren Teil des Raumes nicht abgelenkt werden.
  • Whiteboards und Filzstifte. Haben Sie jemals Mindmap-Sitzungen abgehalten, bei denen die Mitarbeiter eine Reihe von Ideen haben? Das ist eine großartige Möglichkeit, die kreativen Säfte fließen zu lassen, ob Sie nun am nächsten Kundengespräch oder an neuen Geschäftsvorhaben arbeiten. Halten Sie jede Idee auf einem Whiteboard fest, damit Sie beurteilen können, welche Sie weiterentwickeln können und welche Sie für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren sollten.
Besprechung im Büro

Computer-Hardware und Zubehör

Jeder Büroangestellte benötigt einen eigenen Computer, von dem aus er arbeiten kann. Und damit ist die Ausstattung noch nicht vollständig:

  • Desktop-Computer und Monitor. Die traditionelle Büroeinrichtung besteht aus einem Desktop-Computer und einem Monitor für jeden Mitarbeiter. Achten Sie darauf, dass der Bildschirm so groß ist, dass Ihre Mitarbeiter bequem davor sitzen können, ohne zu viel Platz auf dem Schreibtisch einzunehmen. Ebenso ist es eine gute Idee, schlanke Desktop-Modelle zu kaufen, um den Platz unter den Schreibtischen zu maximieren.
  • Tastatur und Maus. Passend zu Ihrem Schreibtisch und Monitor benötigen Sie eine Tastatur und Maus. Es muss sich nicht unbedingt um teure Spitzenmodelle handeln, aber vielleicht möchten Sie sich Gedanken über die Ergonomie machen, damit sich Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit wohlfühlen.
  • Handgelenkstütze. Das ganztägige Tippen kann die Finger und Handgelenke belasten. Wenn Sie also in Handgelenkstützen für Ihre Mitarbeiter investieren, werden ihre Handgelenke gestützt, wodurch Verletzungen vermieden und die Produktivität verbessert wird.
  • Drucker. Selbst wenn Sie den Papierverbrauch in Ihrem Büro minimieren möchten, wird es einen Punkt geben, an dem Sie oder ein Mitarbeiter eine Papierkopie eines Dokuments ausdrucken müssen. Egal, ob es sich um eine Kundenpräsentation, einen Vertrag oder etwas anderes handelt, Sie brauchen einen Drucker, der Ihre Drucklast bewältigen kann. Sie müssen auch entscheiden, ob Sie nur in Schwarzweiß drucken oder Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben wollen, in Farbe zu drucken.
  • Laptop. Heutzutage ist es eher üblich, dass Büros ihren Mitarbeitern einen Laptop für die Arbeit zur Verfügung stellen – vor allem denen, die viel zu Kundenbesprechungen reisen. Dies stellt sicher, dass die Arbeit auch unterwegs erledigt werden kann, und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit eines flexibleren Arbeitstages, da sie das Büro früher verlassen können (z.B. um die Kinder von der Schule abzuholen) und ihre Arbeit fortsetzen können, sobald sie nach Hause kommen.
  • Scanner. Manchmal müssen Sie eine digitale Version eines Ausdrucks erstellen – sei es ein unterschriebener Vertrag, eine Leistungsbeurteilung oder etwas anderes, auf das Sie zurückgreifen möchten, das Sie aber sicher aufbewahren müssen. Hierfür benötigen Sie einen Scanner. Wahrscheinlich können Sie dies auf einen Scanner pro Büro beschränken und ihn bei der Personalabteilung aufbewahren – oder Sie investieren in einen All-in-One-Drucker, Scanner, Kopierer, den das ganze Büro nutzen kann.

Allgemeines Büromaterial

Es ist auch eine gute Idee, einen Grundbedarf mit allgemeinem Büromaterial abzudecken. Dabei handelt es sich um alltägliche Dinge, die Sie oder Ihre Mitarbeiter in einem bestimmten Augenblick benötigen könnten und die allgemeine Organisation im Büro verbessern werden.

  • Briefumschläge. Im heutigen digitalen Zeitalter wird der Bedarf an Briefumschlägen immer geringer. Dennoch muss jede offizielle Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie z.B. die Änderung eines Vertrags, ausgedruckt und in einen Umschlag gesteckt werden.
  • Papierbedarf. Stifte, Bleistifte, Scheren, Büroklammern, Textmarker, Post-it-Zettel und Notizblöcke fallen alle unter diese Kategorie. Von der Erstellung von Notizen bis hin zum Korrekturlesen von Dokumenten ist es hilfreich, wenn Ihre Mitarbeiter diese verwenden können.
  • Druckerpapier. Das Letzte, was Sie oder Ihre Mitarbeiter brauchen, ist, dass Ihnen oder einem Ihrer Mitarbeiter beim Ausdrucken eines wichtigen Kundendokuments oder einer Präsentation das Papier ausgeht. Bewahren Sie einen gut sortierten Vorrat an Druckerpapier in einem Schrank auf, damit Ihnen nie das Papier ausgeht.
  • Druckerpatronen. Ebenso brauchen Sie nicht den zusätzlichen Stress, dass die Druckertinte mitten im Druckvorgang ausgeht. Achten Sie also darauf, dass Sie sich mit Patronen eindecken, insbesondere mit schwarzen Patronen, die oft am schnellsten ausgehen.

Wünschenswerte Einrichtungsgegenstände zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation

Ihre Mitarbeiter motiviert zu halten, muss nicht schwierig sein – und kann zu einer produktiveren und glücklicheren Belegschaft führen. Hier sind einige Punkte, die das Büroleben Ihrer Mitarbeiter verbessern können.

  • Fernseher. Während der Mittagspause kann es entspannend sein, eine Lieblingsfernsehsendung zu verfolgen oder die Nachrichten zu schauen, und die Mitarbeiter bleiben mit der Außenwelt in Verbindung. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter eine angemessene Pause von ihrem Schreibtisch einlegen, damit sie sich erfrischt und bereit fühlen, am Nachmittag wieder hart zu arbeiten – und ein Fernseher in der Küche kann dabei helfen.
  • Sofa/ Sitzsäcke. So bequem ein Schreibtischstuhl auch sein mag, es geht nichts über ein Sofa oder einen Sitzsack. Wenn Sie über einen Pausenraum verfügen, kann dieser auch für kreative Mitarbeiter nützlich sein, da sie sich in einer entspannten Umgebung vielleicht mehr angeregt fühlen.
  • Spielkonsole. Vielleicht möchten sich Ihre Mitarbeiter beim Mittagessen bei einem Videospiel entspannen? Eine Spielkonsole kann dazu beitragen, dass Menschen aus verschiedenen Teams zusammenkommen, und kann zu engeren Arbeitsbeziehungen und verbesserter Kommunikation führen – was in jedem Unternehmen eine Notwendigkeit ist.
  • Radio. Beleben Sie eine triste Atmosphäre mit einem Radio. Wählen Sie abwechselnd den Sender oder wählen Sie einen neutralen Sender, der die meisten Musikrichtungen spielt. Etwas Hintergrundgeräusche können einigen Mitarbeitern helfen, besser zu arbeiten, und es wird die Menschen wahrscheinlich genug entspannen, um sie zum Reden zu bringen – was wiederum zu verbesserter Kommunikation und besserer Arbeit insgesamt führt.
  • Lautsprecher. Wenn Sie sich in einem großen Büro befinden, kann es schwierig sein, ein Radio zu hören, das sich am anderen Ende des Raumes befindet. Durch die Investition in ein paar Lautsprechersets wird sichergestellt, dass jeder hören kann, was gespielt wird. Alternativ können kleinere Gruppen die Musik selbst verwalten und steuern – wenn also jemand am Telefon ist, kann die Lautstärke entsprechend heruntergedreht werden.
  • Kaffeemaschine. Kaffee ist ein notwendiges Element für fast jeden Büroangestellten. Er weckt sie morgens schneller auf, kühlt sie mittags ab und hält sie an einem ruhigeren Nachmittag in Gang. Überlegen Sie sich, ob Sie in eine gute Kaffeemaschine investieren sollten, um ihren Kaffee noch leckerer zu machen. Sie wird Ihrem Team zeigen, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu schätzen wissen, was wiederum die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie pünktlich gute Arbeit leisten wollen.
  • Mikrowelle/Toaster. Sandwiches und Salate sind schön und gut, aber für diejenigen, die in langen Schichten arbeiten, kann eine warme Mahlzeit wirklich helfen, den Tag zu überstehen. Eine Mikrowelle oder ein Toaster kann Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Frühstück, Mittag- oder Abendessen zu kochen, wodurch sie länger satt bleiben und weniger Gefahr laufen, während der Arbeit abgelenkt zu werden.
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