Organisation: Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten

Organisation beginnt am Arbeitsplatz

Aufgaben klar definiert und organisiert, Stress unter Kontrolle, Termine eingehalten, optimale Produktivität… Der Sinn für Organisation ist eine sehr gefragte Eigenschaft. Warum und wie können Sie Ihre Tage im Büro optimieren, um so effizient wie möglich zu sein und eine Balance in Ihrem Leben zu finden?

Ein Gefühl für Organisation ist ein bedeutender Vorteil, sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Team! Es gehört zu den Soft Skills, die Unternehmen schätzen, weil sie unter anderem bedeutet, dass Sie in der Lage sind, mit Prioritäten und Stress umzugehen, bei Ihrer Mission visionär zu sein und ein gewisses Engagement zu zeigen.

Auch wenn es verlockend ist, die vielen bewährten Methoden zur Bewältigung von Arbeit, Stress und anderen Problemen zu nutzen, darf man jedoch nicht vergessen, dass die Ausbildung in diesen Ansätzen oft zeitaufwändig und mit erheblichen Kosten verbunden ist.

Deshalb ist es eine gute Idee, vor der Inanspruchnahme eines Gruppen- oder Personal Coachings ein paar gute Gewohnheiten in Ihrem täglichen Leben zu etablieren. Praktiken, die zum größten Teil dem gesunden Menschenverstand entspringen.

Finden Sie heraus, warum Organisationssinn ein großer Vorteil in einem Unternehmen ist und welche verschiedenen Hebel – von denen einige dem gesunden Menschenverstand entspringen, andere weniger intuitiv sind – aktiviert werden müssen, um Ihre Effizienz bei der Arbeit zu steigern! Tipps, die sich auch auf Ihr persönliches Leben anwenden lassen!

Ein Sinn für Organisation, eine gefragte Fähigkeit

Bei der Arbeit effektiv zu sein, bedeutet nicht, dass man 8 oder 9 Stunden – manchmal sogar länger – wie ein harter Arbeiter arbeitet. Das kann bei außergewöhnlichen Ereignissen oder Projekten der Fall sein, aber wenn Ihr tägliches Leben Teil dieses verrückten Wettlaufs nach der Zeit ist, stehen die Chancen gut, dass Ihre tatsächliche Leistung nahe am Minimum liegt.

Mit einem Sinn für Organisation können Sie nicht nur reibungsloser und effizienter arbeiten – Ihre Tage optimieren, ohne ein paar Pausen auszulassen, um neue Energie zu tanken und eine gewisse Zufriedenheit zu empfinden, sondern auch, um von Ihren Vorgesetzten sowie von Ihren Kollegen und Mitarbeitern geschätzt zu werden.

Diese Fähigkeit gehört zu den Soft Skills, die von den Unternehmen stark nachgefragt werden. Dies ist aus mehreren Gründen durchaus verständlich. Die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, ist eine davon:

  • eine aufgeklärte Vision der eigenen Mission zu haben (klar erkannte Ziele, ein Gespür für die Konsequenzen der eigenen Handlungen und die des eigenen Teams, geschicktes Management der Fähigkeiten, optimales Veränderungsmanagement usw.),
  • wirksame Entscheidungen unter allen Umständen zu treffen (insbesondere in Zeiten von Spannungen oder Konflikten),
  • wissen, wie man mit dem Unerwarteten umgeht,
  • anderen effizient zuhören,
  • in der Lage sein, Raum für Kreativität und Innovation zu schaffen,
  • Engagement für das Unternehmen demonstrieren,
  • seine Zeit – und die seiner Kolleginnen und Kollegen – optimal zu nutzen (organisiert zu sein, ermöglicht es unter anderem, für sein Team verfügbar und aufmerksam zu sein, wenn es gebraucht wird),
  • mit Stress und Emotionen umgehen,
  • wissen, wie man eine Ablehnung formuliert.

Tipps und Tricks zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Arbeit

Neben den bekannten Methoden des Zeitmanagements, des Stressmanagements und der Arbeitseffizienz (Pomodoro, GTD nach David Allen, Eisenhower Matrix, etc.), die natürlich beherrscht werden müssen, gibt es einige einfache und schnell umsetzbare gute Praktiken, um die eigene Organisation zu verbessern.

Selbsterkenntnis und gesunde Lebensweise

Effizienz beginnt mit exzellenter Kenntnis der Funktionsweise und einem Mindestmaß an Disziplin: Wenn Sie wissen, wie Sie erkennen können, was Sie Zeit verlieren lässt, können Sie den Fallstrick des Verlierens vermeiden und so an Effizienz gewinnen.

Ein Mangel an Effizienz – persönlich und/oder beruflich – kann verschiedene Ursachen haben, die Sie kennen müssen, um sie zu neutralisieren:

  • Verschiedene und vielfältige Ablenkungen (ein Smartphone, das ständig vibriert, piepst oder blinkt, eine nachlassende Konzentration aufgrund von Partys und/oder nicht erholsamen Nächten, eine Tonne zurückgelassener Dateien, die sich ständig erhöht, Post-it-Notizen, ungelesene E-Mails, die sich ansammeln, usw.),
  • Neigung zum Zögern,
  • Zeitverschwendung bei der Suche nach einem Ordner, einem Stift, einem Passwort usw.
  • Zerstreuung in die verschiedenen zu erfüllenden Aufgaben.

Sobald diese Elemente identifiziert sind, ist es Zeit zu handeln! Schalten Sie Ihr Telefon aus oder versetzen Sie es in den stillen Modus, damit Sie durch die verschiedenen Benachrichtigungen nicht gestört werden, wenn Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit z.B. auf ein wichtiges Thema richten müssen.

Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich auf diese Weise und setzen Sie Strategien zur Optimierung der Zeit ein, die Sie im Büro verbringen (siehe folgende Punkte) und reduzieren Sie vorzeitige Störungen (Tür geschlossen, „Bitte nicht stören“-Schild, falls erforderlich, Anrufweiterleitung während der Bearbeitung einer dringenden Angelegenheit usw.).

Gleichzeitig muss nicht mehr nachgewiesen werden, dass sich ein gesunder Lebensstil signifikant positiv auf die Qualität der Konzentration, der Stimmung, der Müdigkeit, der Stressresistenz usw. auswirkt. Schlafen Sie ausreichend, trinken Sie regelmäßig (Wasser!), bewegen Sie sich regelmäßig körperlich, verbringen Sie Zeit mit Ihren Lieben, reduzieren Sie die Menge an Kaffee und anderen bekannten Genussmitteln, ernähren Sie sich ausgewogen und ausreichend usw.

Ein arbeitsfreundliches Umfeld

Ein organisierter und geeigneter Arbeitsplatz, angemessene und leicht zugängliche Büromaterialien, ausreichend Licht, eine günstige Arbeitsatmosphäre usw. Organisation beginnt hier. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsumgebung gut gepflegt wird, egal ob sie mit anderen geteilt wird, isoliert oder in einem Colocation-Space oder zu Hause liegt.

Antizipieren, vorhersehen

Wenn Ihre Umgebung optimiert ist und die richtigen Gewohnheiten etabliert sind, kommen Sie zum Kern der verbesserten Organisation.

  • Lernen Sie, mit Ihrer Zeit umzugehen: Vermeiden Sie Besprechungen, Reisen oder sogar energie- und zeitaufwändige Termine, die nur von begrenztem Nutzen sind, nehmen Sie sich Zeit für einige Pausen und weniger intensive Momente, in denen Sie z.B. leichter gestört werden können, oder nehmen Sie sich einige Momente Zeit, um Bilanz zu ziehen und/oder Feedback von/an Ihre Kollegen zu sammeln/zu geben,
  • Antizipieren: Visualisieren und notieren Sie die zu erledigenden Aufgaben sowie die entsprechenden Fristen und setzen Sie Prioritäten und bereiten Sie Ihre Arbeitstreffen sorgfältig vor,
  • Planen: Bestimmen Sie die für jede Aufgabe vorgesehene Zeit; suchen Sie nach Frühwarnzeichen für mögliche Spannungen oder Widerstände im Zusammenhang mit einer berüchtigten Transformation, um schnell und angemessen handeln zu können; lassen Sie Raum für Verzögerungen und andere mögliche Sandkörner.

Sortieren, priorisieren, planen

  • Verwalten Sie eingehende und ausgehende Informationen: Legen Sie einen täglichen Zeitraum fest, um Ihre E-Mails, Briefe usw. zu verwalten und die erhaltenen und/oder gesammelten Informationen zu verarbeiten, versenden Sie sie gegebenenfalls, teilen Sie Ihren Zeitplan mit, kurzum… kommunizieren Sie mit Ihrem Team und anderen Arbeitspartnern!
  • Ablage: Vermeiden Sie es, mehrere große Ordner gleichzeitig zu haben oder effizient zu partitionieren und gehen Sie in kleinen Schritten vor, anstatt in alle Richtungen zu gehen (teilen Sie z.B. ein großes Projekt in mehrere Ordner auf).
  • Prioritäten setzen/hierarchisieren: Gewöhnen Sie sich an, zu definieren (insbesondere mit der Pareto-Methode), was dringend ist, was weniger dringend ist, was nicht in Ihrer Hand liegt oder was warten oder an eine dritte Partei delegiert werden kann.
  • Plan: Abhängig von den verschiedenen zu erledigenden Aufgaben, dem Prioritätsgrad jeder einzelnen Aufgabe, dem Zeitlimit und den verschiedenen benötigten Ressourcen, erstellen Sie einen Zeitplan (ein Gantt- oder Ishikawa-Diagramm kann in dieser Phase sehr nützlich sein).

Delegieren und Verwendung der richtigen Werkzeuge

Eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Managers ist es, die ihm zur Verfügung stehenden Talente und Ressourcen im Hinblick auf die Gesamteffizienz und den kollektiven Erfolg zu delegieren und zu orchestrieren.

Was die Instrumente zur Förderung der beruflichen Effizienz betrifft, so sind sie reichlich vorhanden. Es gibt Tools zur Organisation für jeden Geschmack, zu unterschiedlichen Kosten und für eine Vielzahl von Zwecken.

Wir haben in diesem Artikel über Organisation einige davon zitiert, denen wir verschiedene Software (elektronische Agenden, Zeitpläne usw.) hinzufügen könnten. Zögern Sie nicht, auch unsere verschiedenen Seiten zu konsultieren, die den verschiedenen Instrumenten und Ansätzen im Zusammenhang mit der beruflichen Effizienz gewidmet sind, oder teilen Sie uns in den Kommentaren Ihre eigenen Methoden mit!

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